처음 시작하는 노션(Notion), 업무 효율을 높이는 기본 기능 10가지를 알아보자!

 

디지털 생산성을 높이는 도구들이 끊임없이 등장하는 시대에, *노션(Notion)*은 그중에서도 많은 사람들에게 사랑받는 플랫폼입니다. 노션은 노트 작성, 작업 관리, 프로젝트 협업 등 다양한 작업을 한 곳에서 처리할 수 있는 올인원 생산성 도구입니다. 특히 직관적인 UI와 강력한 커스터마이징 기능 덕분에, 초보자도 쉽게 익힐 수 있어 입문용 도구로 적합합니다.
이 글에서는 처음 노션을 사용하는 사람들이 업무 효율을 높일 수 있도록 기본 기능 10가지를 상세히 소개하고, 각각의 사용법과 활용 팁을 제공합니다.

 

목차

• 1. 작업을 체계적으로 정리하는 ‘페이지’
• 2. 다양한 콘텐츠를 추가할 수 있는 ‘블록’ 시스템
• 3. 모든 정보를 구조화하는 ‘데이터베이스’
• 4. 정보 검색과 링크를 쉽게 연결하는 ‘내비게이션’ 기능
• 5. 일정을 관리하는 ‘캘린더 뷰’
• 6. 커스터마이징 가능한 ‘템플릿’ 기능
• 7. 효율적인 작업 분배를 위한 ‘태그(Tag)’ 기능
• 8. 팀원과의 협업을 지원하는 ‘공유 기능’
• 9. 작업의 우선순위를 정리하는 ‘체크리스트’
• 10. 작업 간소화를 위한 ‘통합 기능’

 

 

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1. 작업을 체계적으로 정리하는 ‘페이지’

노션의 핵심은 페이지입니다. 페이지는 문서, 프로젝트, 데이터베이스 등 다양한 형태로 활용할 수 있는 공간으로, 모든 작업은 페이지에서 시작됩니다.

기본 사용법

1. 노션에 로그인한 후, 왼쪽 사이드바에서 **‘+ New Page’**를 클릭해 새 페이지를 생성합니다.
2. 페이지 이름을 입력하고, 적합한 아이콘과 커버 이미지를 추가해 시각적으로 구분할 수 있습니다.
3. 페이지 내부에서 원하는 텍스트, 이미지, 데이터베이스 등을 추가할 수 있습니다.

활용 팁

• 프로젝트별, 클라이언트별, 주제별로 페이지를 나누어 체계적으로 관리하세요.
• 중요한 페이지는 사이드바에서 ‘즐겨찾기’ 기능으로 고정해 빠르게 접근할 수 있습니다.

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2. 다양한 콘텐츠를 추가할 수 있는 ‘블록’ 시스템

노션의 모든 콘텐츠는 블록(block) 단위로 구성됩니다. 텍스트, 이미지, 체크리스트, 표 등 다양한 요소를 블록으로 추가할 수 있습니다.

기본 사용법

1. 페이지 안에서 **‘/’**를 입력하면 사용할 수 있는 블록 옵션 목록이 나타납니다.
2. 예를 들어, /text는 텍스트 추가, /image는 이미지 추가, /table은 표 추가 기능입니다.
3. 블록은 드래그 앤 드롭으로 자유롭게 이동할 수 있어 레이아웃 변경도 간단합니다.

활용 팁

• 회의록 작성 시 체크리스트 블록을 사용해 할 일을 관리하고, 진행 상황을 실시간으로 업데이트하세요.
• 코드 블록을 활용하면 개발자가 코드를 시각적으로 정리할 수 있습니다.

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3. 모든 정보를 구조화하는 ‘데이터베이스’

노션의 데이터베이스는 테이블, 캘린더, 보드, 갤러리 등 다양한 형태로 정보를 관리할 수 있는 강력한 도구입니다.

기본 사용법

1. 페이지 내에서 /table을 입력해 새 테이블 데이터베이스를 추가합니다.
2. 각 열에는 제목, 날짜, 선택 항목 등 다양한 데이터 유형을 설정할 수 있습니다.
3. 보드나 캘린더 보기로 전환하려면 데이터베이스 오른쪽 상단의 ‘View’ 메뉴를 클릭합니다.

활용 팁

• 프로젝트 관리: 보드 보기를 활용해 작업 상태(예: ‘진행 중’, ‘완료’)를 쉽게 확인하세요.
• 콘텐츠 캘린더: 블로그나 SNS 콘텐츠 일정을 캘린더 형식으로 관리하면 효율적입니다.

 

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4. 정보 검색과 링크를 쉽게 연결하는 ‘내비게이션’ 기능

노션은 여러 페이지와 정보를 쉽게 연결할 수 있는 링크 기능과 강력한 검색 기능을 제공합니다.

기본 사용법

1. 다른 페이지를 링크하려면 @페이지이름을 입력하면 관련 페이지를 바로 연결할 수 있습니다.
2. 노션 상단의 검색 창에서 키워드를 입력하면 관련된 모든 블록과 페이지를 빠르게 찾을 수 있습니다.

활용 팁

• 작업 간 빠르게 이동하려면 사이드바를 잘 정리하고, 자주 사용하는 페이지를 링크로 연결하세요.
• 대규모 프로젝트에서는 **목차 블록(Table of Contents)**를 활용해 페이지 내 항목을 쉽게 찾을 수 있습니다.

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5. 일정을 관리하는 ‘캘린더 뷰’

캘린더 뷰는 데이터베이스를 날짜 중심으로 시각화할 수 있는 기능으로, 일정을 직관적으로 관리할 수 있습니다.

기본 사용법

1. 데이터베이스를 생성한 후, ‘View’ 메뉴에서 캘린더 보기를 추가합니다.
2. 데이터베이스의 특정 열을 날짜 필드로 설정하면, 항목이 캘린더에 자동으로 표시됩니다.

활용 팁

• 팀 프로젝트의 마감일을 관리하거나, 개인 일정표를 만들 때 유용합니다.
• 반복적인 작업(예: 주간 미팅)은 템플릿을 만들어 자동으로 추가하세요.

 

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6. 커스터마이징 가능한 ‘템플릿’ 기능

노션의 템플릿 기능은 반복적인 작업을 간소화하고, 체계적인 워크플로우를 구축하는 데 유용합니다.

기본 사용법

1. 데이터베이스 또는 페이지를 만든 후, 상단 메뉴에서 ‘Template’ 버튼을 클릭합니다.
2. 새 템플릿을 생성하고, 반복적으로 사용할 내용을 미리 입력해 저장합니다.

활용 팁

• 회의록, 작업 보고서, 콘텐츠 캘린더 등 정기적으로 사용하는 양식을 템플릿으로 저장하세요.
• 노션 커뮤니티에서 제공하는 무료 템플릿을 활용해 시간을 절약하세요.

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7. 효율적인 작업 분배를 위한 ‘태그(Tag)’ 기능

태그는 정보를 분류하고, 특정 키워드로 빠르게 필터링할 수 있게 해줍니다.

기본 사용법

1. 데이터베이스의 열을 **‘Multi-Select’**로 설정해 태그를 추가합니다.
2. 작업 항목에 적합한 태그를 지정해 분류를 완료합니다.

활용 팁

• 여러 프로젝트를 관리하는 경우, 작업 상태(예: ‘긴급’, ‘보류 중’)를 태그로 설정하면 빠른 필터링이 가능합니다.
• 태그를 색상별로 지정해 가독성을 높이세요.

 

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8. 팀원과의 협업을 지원하는 ‘공유 기능’

노션은 팀원들과 실시간으로 협업할 수 있도록 페이지와 데이터베이스를 쉽게 공유할 수 있습니다.

기본 사용법

1. 페이지 오른쪽 상단의 ‘공유(Share)’ 버튼을 클릭합니다.
2. 팀원 이메일을 입력하거나 링크를 생성해 권한을 부여합니다.

활용 팁

• 팀 멤버별 권한 설정을 통해 편집, 보기 권한을 분리하세요.
• 피드백이 필요한 작업은 댓글 기능을 활용해 팀원들과 소통하세요.

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9. 작업의 우선순위를 정리하는 ‘체크리스트’

체크리스트는 작업의 진행 상황을 쉽게 확인하고, 완료 여부를 시각적으로 표시할 수 있는 간단한 도구입니다.

기본 사용법

1. 페이지 내에서 /todo를 입력해 체크리스트 블록을 추가합니다.
2. 각 항목을 작성하고, 완료 시 클릭해 체크 표시를 추가합니다.

활용 팁

• 일일 작업 목록을 아침마다 작성해 우선순위를 설정하세요.
• 완료한 항목을 색상으로 표시해 성취감을 높이세요.

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10. 작업 간소화를 위한 ‘통합 기능’

노션은 구글 드라이브, 슬랙, 캘린더 등 다양한 외부 도구와 통합됩니다.

기본 사용법

1. 노션 페이지에서 /embed를 입력하면 연동 가능한 서비스 목록이 표시됩니다.
2. 원하는 도구를 선택해 페이지에 삽입하면, 실시간으로 데이터를 확인할 수 있습니다.

활용 팁

• 구글 캘린더를 통합해 모든 일정을 한눈에 관리하세요.
• 슬랙 알림을 활용해 노션에서 업데이트된 작업을 팀원들과 공유하세요.

 

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결론

노션은 단순한 노트 도구를 넘어선 강력한 생산성 플랫폼입니다. 페이지, 블록, 데이터베이스, 템플릿 등 노션의 기본 기능만 제대로 활용해도 작업의 체계성과 효율성을 크게 높일 수 있습니다. 이번에 소개한 10가지 기능은 초보자도 쉽게 시작할 수 있는 기초적이면서도 강력한 도구들입니다.
노션을 활용해 업무와 일상을 정리하고, 자신의 생산성을 한 단계 더 끌어올려 보세요! 😊